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為什么要做活動(dòng)總結(jié)？活動(dòng)總結(jié)的必要性。活動(dòng)總結(jié)，對(duì)于策劃公司來說，每次做完活動(dòng)后做一個(gè)總結(jié)，能夠使我們從這個(gè)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)活動(dòng)的亮點(diǎn)與不足，那么在下次活動(dòng)中我們就能吸取這次活動(dòng)的教訓(xùn)，避免犯同樣的錯(cuò)誤。活動(dòng)總結(jié)的重點(diǎn)，可以用3句話概況：發(fā)現(xiàn)問題、找出原因，提出解決方案。
當(dāng)最后一位客人離開，我們開始收拾會(huì)場(chǎng)，甚至于收拾完會(huì)場(chǎng)，此次活動(dòng)才可以說畫上了句號(hào)。在這個(gè)結(jié)束的時(shí)刻，作為活動(dòng)策劃公司才真正清楚活動(dòng)是否按部就班、有條不紊的完成了。也許活動(dòng)中出現(xiàn)了一些意外和波折，也許某些環(huán)節(jié)收到了驚喜，但是生活就是如此，在活動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)之前都需要花些時(shí)間去總結(jié)和品味，哪怕只有片刻時(shí)間。之后將自己的體會(huì)記到工作安排中去，當(dāng)你對(duì)活動(dòng)進(jìn)行回顧與總結(jié)時(shí)，就可以做到記憶猶新。
一般作為活動(dòng)策劃公司在完成某一活動(dòng)后不要急于去做總結(jié)，留些時(shí)間去整理筆記、休息放松，時(shí)間不宜拖的太久，要趁大家記憶深刻時(shí)進(jìn)行。對(duì)本次活動(dòng)策劃的評(píng)估與反思，不要總是挑毛病，要多找值得學(xué)習(xí)的改進(jìn)的地方。哪些方面做的好？哪些方面下次需要改進(jìn)？每次活動(dòng)都會(huì)有值得我們學(xué)習(xí)的地方，這對(duì)于活動(dòng)策劃公司的工作人員會(huì)大有裨益。活動(dòng)的目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)了？如果沒有，應(yīng)該如何改進(jìn)才能取得滿意的效果？預(yù)算是否超標(biāo)？是否有超支的項(xiàng)目？是什么原因？這一問題最后是否得到解決？反映如何？
活動(dòng)策劃人員要將相關(guān)的想法和意見記錄下來，在活動(dòng)結(jié)束之后如果需要向客戶提交活動(dòng)執(zhí)行總結(jié)，并將活動(dòng)后的內(nèi)部資料存檔，又或者將來要為同一客戶服務(wù)、在同一會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)或者和相同供應(yīng)商合作，同時(shí)為了便于新人學(xué)習(xí)，這些記錄都將是十分寶貴的資料。
歷屆活動(dòng)資料包括了活動(dòng)執(zhí)行總結(jié)以及歷屆活動(dòng)策劃的內(nèi)部資料，涵蓋了各種寶貴的信息，是今后活動(dòng)策劃的藍(lán)本，并為今后的垂下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。當(dāng)某公司決定舉辦活動(dòng)時(shí)，其策劃公司或活動(dòng)會(huì)場(chǎng)，例如酒店工會(huì)展中心首先想要了解的就是其以往舉辦過活動(dòng)的資料。這些資料在很多方面都可以借鑒。首先，他們可以從你曾經(jīng)舉辦活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)的水準(zhǔn)了解到該會(huì)場(chǎng)是適合他們舉辦活動(dòng)的還是其服務(wù)水平仍然沒有達(dá)到他們的要求。
活動(dòng)策劃的一個(gè)技巧在于步步為營(yíng)。詳細(xì)的總結(jié)資料有助于策劃公司逐步提升舉辦活動(dòng)的水平。如果公司舉辦的活動(dòng)能夠在以往的基礎(chǔ)上有所飛躍，那么所有人都會(huì)對(duì)公司有信心，他們可以完全肯定，公司的財(cái)政呈良性發(fā)展，而他們來年的收入也有了強(qiáng)有力的保障，而且也無須擔(dān)心活動(dòng)會(huì)因?yàn)闀?huì)場(chǎng)與內(nèi)容的不合適而達(dá)不到公司的目標(biāo)。
有實(shí)用價(jià)值的活動(dòng)總結(jié)應(yīng)該包括下述內(nèi)容：
1、公司與活動(dòng)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)與策劃方案。
2、公司與活動(dòng)和投資回報(bào)。
活動(dòng)結(jié)束之后召開內(nèi)部匯報(bào)會(huì)議，以確保為公司與客戶提供的活動(dòng)總結(jié)報(bào)告中沒有遺漏任何重要內(nèi)容。要記住，開會(huì)的目的是吸收經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)進(jìn)取，而不是妄加評(píng)判。會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)該是活動(dòng)在哪些方面取得了成功，哪些方面有待改進(jìn)以及要采取哪些行動(dòng)。參加會(huì)議的人員應(yīng)該包括全體活動(dòng)策劃人員、外勤人員以及活動(dòng)會(huì)場(chǎng)工作人員。盡量使匯報(bào)條理清晰、重點(diǎn)突出，避免情緒化。盡量控制會(huì)議時(shí)間不超過一小時(shí)。
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